Zarządzanie projektami to umiejętność uniwersalna i gdy zastosujemy jej zasady w życiu codziennym, możemy znacznie zwiększyć naszą efektywność i zmniejszyć stres związany z realizacją naszych osobistych projektów. 

Spójrzmy na tę sytuację z nieco innej perspektywy: życie jest jak oprogramowanie - pełne błędów i aktualizacji, ale też projektów, które czekają, abyś je odpowiednio zakodował i wydebugował. Zarządzanie projektami w życiu codziennym? To brzmi jak coś, co możesz zrobić po omacku, ale co jeśli powiem Ci, że jest to sztuka równie precyzyjna jak tworzenie algorytmów? W końcu, planujesz zakup auta czy przeprowadzkę - to nie są przypadkowe kliknięcia w aplikacji życia. To projekty, które wymagają zarządzania.

Chwila, chwila. Zanim krzykniesz „Ale ja nie jestem project managerem!”, spokojnie. Nie musisz nim być, aby zarządzać swoim życiem jak szef zespołu deweloperskiego. Każde działanie, które wymaga więcej niż jednego kroku, to projekt. I każdy z tych projektów można zoptmalizować, tak, abyś nie tracił czasu na bezsensowne bugi losu.

 

Zacznijmy od zakupu auta

 

Kiedyś to była prosta sprawa - oglądałeś, jechałeś, kupowałeś. Dzisiaj to proces, który ma tyle wspólnego z prostotą, co pisanie czystego kodu w assemblerze. Masz swoje wymagania (koniecznie hybryda, bo przecież dbasz o środowisko), masz budżet (którego nie chcesz przekroczyć, bo to nie jest Silicon Valley i drzewa nie sypią złotem) i masz swoje oczekiwania (auto ma wyglądać jak z salonu, nawet jeśli ma już swoje lata). Wszystko to składa się na specyfikację projektu.

Co robisz? Wypisujesz wszystkie wymagania, tworzysz listę potencjalnych kandydatów, ustalasz priorytety. Potem przystępujesz do iteracji - oglądanie, testowanie, negocjowanie. Dokładnie jak w metodologii Agile, dostosowujesz się do zmieniających warunków, ale nie tracisz z oczu głównego celu.

 

A teraz przeprowadzka

 

Przeniesienie całego swojego życia z punktu A do punktu B to projekt, który programista by nazwał refaktoryzacją - wszystko musi być uporządkowane, przemyślane i zrealizowane z minimalnym błędem. Tu nie ma miejsca na memory leak. Tworzysz backlog - wszystko, co musisz spakować, zorganizować, przetransportować. Szukasz zależności - co musi być zrobione jako pierwsze, co może poczekać. Wykorzystujesz narzędzia - od aplikacji do zarządzania zadaniem, po fizyczne pudełka i etykiety. I pamiętaj o sprintach - pakowanie kuchni w jeden weekend, salonu w drugi, a w międzyczasie - stand-upy z rodziną, żeby wszyscy wiedzieli, na jakim etapie jest projekt.

W naszym codziennym życiu często stajemy przed wyzwaniami, które można porównać do projektów zawodowych. Zakup nowego auta, przeprowadzka, a nawet organizacja rodzinnej uroczystości to wszystko zadania, które wymagają planowania, koordynacji i zarządzania. Jak zatem podejść do nich, by zakończyły się sukcesem, podobnie jak dobrze zarządzane projekty biznesowe? Oto kilka wskazówek.

 

Zdefiniuj cel i zakres projektu

 

Zacznij od określenia, co dokładnie chcesz osiągnąć. Kupno auta to nie tylko transakcja, ale również wybór, który powinien odpowiadać Twoim potrzebom. Zadaj sobie pytanie, jakie są Twoje wymagania względem pojazdu, jakie masz preferencje i ograniczenia budżetowe. Podobnie przy organizacji imprezy - poznaj zainteresowania i preferencje osób które zaprosisz, dostosuj menu etc. To wszystko wymaga zbierania informacji i określania sekwencji działań.

 

Stwórz listę zadań i wyznacz priorytety

 

Zamień każde przedsięwzięcie w serię mniejszych zadań. W przypadku przeprowadzki, takimi zadaniami mogą być: znalezienie nowego mieszkania, zorganizowanie transportu, zaplanowanie pakowania. Oceń, które zadania są najważniejsze i zacznij od nich. Ostatnio temat przeprowadzek poznaję w praktyce, przeprowadzenie się do innego miasta wymaga sprawnego planowania, wyznaczania priorytetów, i synchronizowania ze sobą pracy wielu osób i firm. 

Przydatnym narzędziem jest oczywiście Wykres Gantta lub prosta check lista, w której kolejno wypiszesz zadania do wykonania. Trzymając się wspomnianej wyżej przeprowadzki po znalezieniu mieszkania musiałem przejść wieloetapowy proces kredytowania nieruchomości, potem wieloetapowy proces zakupu i przekazania mieszkania, następnie przeprowadzka związana z rzeczami osobistymi, zakup i montaż mebli, dostawę na nowe mieszkanie kartonów i innych rzeczy, które wcześniej spakowałem i zmagazynowałem… wiele, wieloetapowych zadań które złożyły się na projekt zwany przeprowadzką.

 

Planuj, ale pozostań elastyczny

 

Ustal plan działania, ale bądź gotów na nieprzewidziane zmiany. Twoje wymarzone auto może zostać sprzedane innemu kupcowi, lub mieszkanie, które chcesz wynająć, może nagle zniknąć z oferty. Elastyczność pozwoli Ci dostosować się do nowych okoliczności bez większego stresu. 

Miałem taki przypadek przy zakupie samochodu. Koniecznie szukałem Jaguara, miałem kiedyś jednego i pozostał mi sentyment. Na rynku jednak nie znalazłem żadnego modelu, który spełniałby moje oczekiwania dotyczące silnika, skrzyni, wyposażenia, mocy. Trafiło mi się wtedy fajne Volvo, i (pomimo, że nigdy nie rozważałem zakupu samochodu tej marki) po pierwszej jeździe próbnej wiedziałem już że to jest to, jeżdże nim do dziś. 

Inny przykład - bardziej zawodowy. Prowadziłem ciekawy projekt związany z LEAN, Kaizen i 5S w firmie dla której pracowałem. Aby rozpropagować ideę wśród pracowników zorganizowałem konkurs. Nie przyjął się on jednak wśród załogi bo okazało sie, że na niektórych obszarach osiągnięcie wyniku pozwalającego na wygranie nagrody jest utrudnione lub wręcz niemożliwe. Trzy razy musiałem dostosowywać zasady punktacji aby konkurs był równy dla wszystkich.

 

Zarządzaj czasem i zasobami

 

Podobnie jak w zarządzaniu projektami, efektywne wykorzystanie dostępnego czasu i zasobów jest niezwykle ważne. Określ, ile czasu możesz poświęcić na każde zadanie i jakie masz zasoby. Czy potrzebujesz pomocy przyjaciół przy przeprowadzce? Czy masz wystarczający budżet na zakup auta? 

Planowanie zasobów uchroni Cię przed przykrymi niespodziankami takimi jak skończenie się pieniędzy, opóźnienia, brak synchronizacji pomiędzy ekipami montażowymi czy przeprowadzkowymi, lub że tort nie zostanie upieczony i dostarczony na czas. 

Regularnie śledź, jak poszczególne etapy projektu postępują i bądź gotów na wprowadzenie zmian, jeżeli coś nie idzie zgodnie z planem. Sprawdzanie postępów pomoże Ci utrzymać kontrolę nad sytuacją i szybko reagować na ewentualne komplikacje. Pamiętaj też o ciągłej komunikacji z zainteresowanymi stronami, aktualizuj ich informacje, terminy. 

 

Kluczowe wnioski:

 

W życiu codziennym, podobnie jak w zarządzaniu projektami, ważne jest, aby mieć jasno określone cele i zadania.

Elastyczność i adaptacja do zmian są równie istotne, co ścisłe przestrzeganie planu.

Narzędzia, które wykorzystujesz w pracy, mogą być pomocne również w zarządzaniu osobistymi projektami - od aplikacji do zarządzania czasem, po metodyki Agile.

Komunikacja z innymi zaangażowanymi w projekt jest kluczowa, aby wszystko przebiegło gładko i bez niepotrzebnego stresu.

Zarządzanie projektami w życiu codziennym to nie magia, to zestaw umiejętności, które każdy z nas może rozwijać. Tak jak programista rozwija swój kod, tak Ty możesz rozwijać swoje życie - z optymalizacją, refaktoryzacją i ciągłym testingiem. 

I pamiętaj, że każde przedsięwzięcie to szansa na naukę i rozwój. Niezależnie od tego, czy jesteś programistą, freelancerem, czy kierowcą tego nowego, jeszcze pachnącego nowością samochodu, którego właśnie zakupiłeś, zarządzając projektami swojego życia, właściwie inwestujesz w najważniejszy startup - siebie.